Wer ein bestimmtes Projekt oder eine Dienstleistung in Auftrag geben möchte, muss dazu unbedingt seine individuellen Anforderungen konkret formulieren und essenzielle Rahmenbedingungen für die entsprechenden Leistungen an den Auftragnehmer übermitteln. Um Informationsverluste möglichst auszuschließen, Missverständnisse zu vermeiden und eine effiziente Kommunikation zu gewähren, ist dazu das Erstellen eines Lastenhefts unverzichtbar. Allerdings macht nur ein sinnvoller Aufbau dieses zu einem wirklich wertvollen Tool. Einträge an der falschen Stelle können ebenso zu Diskrepanzen führen wie das Weglassen entscheidender Formulierungen. Vor allem für alle, die in diesem Segment noch nicht so versiert sein sollten, ist ein Lastenheft-Generator ein unverzichtbares Werkzeug.
Inhaltsverzeichnis
Was ist unter einem Lastenheft zu verstehen?
Per Lastenheft Definition ist es grundsätzlich die Aufgabe eines Auftraggebers, ein Lastenheft zu erstellen. Es beschreibt die konkreten Anforderungen eines potenziellen Auftragnehmers, die dieser im Rahmen eines Projekts oder einer Dienstleistung demnach möglichst zu erfüllen hat, um einen reibungslosen Ablauf ohne potenzielle Risiken zu gewähren. In dem auch als Anforderungskatalog oder Kundenspezifikation bezeichneten Dokument sollten idealerweise alle relevanten technischen, wirtschaftlichen und möglichst auch rechtlichen Komponenten, die allesamt für das Projekt von elementarer Bedeutung sind, enthalten sein.
Was sollte ein Lastenheft beinhalten?
Prinzipiell gelten für alle Lastenhefte die gleichen Voraussetzungen, um letztlich die Ziele, Must-Haves und Rahmenbedingungen realisieren zu können: „So viel und exakt wie nötig, so wenig und offen wie möglich“. Die Inhalte und Anforderungen an den möglichen Auftragnehmer sollten demnach sämtliche Kriterien enthalten, die tatsächlich für diesen von Bedeutung sind. Durch die klaren, unmissverständlichen Formulierungen erhält dieser die notwendigen Informationen, um seine ihm übertragene Aufgabe auch erfüllen zu können. Zugleich sollte dem Auftragnehmer aber auch ausreichend Spielraum gelassen und die Rahmenbedingungen nicht zu eng gefasst werden, damit dieser wirklich die bestmöglichen Lösungen liefern kann. So sollte ein Auftraggeber nachfolgende Faktoren in seinem Lastenheft kommunizieren:
- Welche Dienstleistung konkret soll erbracht werden, was soll produziert oder geliefert werden
- Zu welchem Zweck sollte die erwogene Lösung eingesetzt werden
- Welche Rahmenbedingungen sind zwingend zu beachten
- Was sollte eine Lösung unbedingt enthalten
Durch die Fragestellung mit „was, wofür oder welche“ wird es einem Auftragnehmer erleichtert, seine zu erbringenden Leistungen genau zu definieren. Diese Definition formuliert er dann in einem so bezeichneten Pflichtenheft, das er seinem Auftraggeber vorlegt.
Was ist ERP und warum ist dieses für Unternehmen wichtig?
ERP ist die Abkürzung von Enterprise Resource Planning und umfasst die wichtigsten Prozesse, die für jedes Unternehmen von hoher Bedeutung sind. Dazu zählen zum Beispiel Finanzen, Personalwesen, Produktion, Logistik und Service. Durch eine maßgeschneiderte ERP Software gelingt es vergleichbar unkompliziert, alle derartigen Abläufe in einem internen System zu verwalten und eine effiziente Abwicklung zu gewähren. ERP-Systeme bestehen aus einer Vielzahl von Modulen, die auf unterschiedliche Geschäftsbereiche ausgerichtet sind. Eine intelligente Funktion erlaubt es dem System miteinander zu kommunizieren und auf eine gemeinsame Datenbank zu nutzen. Letztendlich wird durch den Einsatz von ERP eine höhere Produktivität und deutlich mehr Transparenz generiert, wobei sich darüber hinaus potenzielle Risiken minimieren lassen.
Welche Vorzüge bietet ein Lastenheft-Generator?
ERP bietet unzählige flexible Lösungen, von denen nahezu alle Unternehmen und Dienstleister profitieren. So können diese als Auftraggeber auf dieser Basis natürlich auch kostenlos ein ERP Lastenheft erstellen, denn dieses ist ein zentrales Thema im ERP Auswahlprozess. Das Befüllen derartiger Dokumente gestaltet sich, vor allem für Einstiger auf diesem Gebiet, nicht immer einfach. Zu viele Kriterien sind entscheiden, um eine bestmögliche Darstellung an den Auftragnehmer zu übermitteln. Fehlen wichtige Punkte oder ist eine Formulierung an falscher Stelle erfolgt, so kann dieses durchaus kostenträchtige Konsequenzen nach sich ziehen. Daher ist es praktisch unerlässlich, einen Lastenheft-Generator zu verwenden. Der Online-Generator bietet eine unabhängige Unterstützung bei der Erstellung eines Lastenhefts erlaubt. Ferner sollte sich bei diesem Vorgang der Fokus auf die individuellen Anforderungen gerichtet sein. Die Bedienung des ERP Planners gestaltet sich völlig unkompliziert, während die Software Interessenten schrittweise durch die entscheidenden Fragen führt. Im Ergebnis wird ein strukturiertes Lastenheft generiert, das Kunden im Nachgang ergänzen uns editieren können. Das Lastenheft wird nun an potenziell infrage kommende ERP-Anbieter übersandt und mit der Auswahl geeigneter Lösungen begonnen. Sofern alle Prozesse und Anforderungen aus dem Lastenheft bewertet wurden der passende Auftragnehmer gefunden ist, erstellt dieser das Pflichtenheft, in dem dieser seine Lösungen der Anforderungen formuliert.
Welche Vorteile bietet ein Lastenheft Auftraggebern und Auftragnehmern?
- Eindeutige Definition von Zielen
- Auftraggeber kann die essenziellen Must-Have-Merkmale darstellen
- Auftragnehmer kennen die konkreten Anforderungen
- Nahezu kein Informationsverlust und weniger Missverständnisse
- Hohes Maß an Effizienz
- Potenzielle Schwachstellen werden frühzeitig erkannt
- Perfekte Grundlage für alle Projekte
- Zielführende und bestmögliche Lösungen
Fazit
Ein Lastenheft ist für alle Auftraggeber ein unverzichtbares Instrument. Da sich Formulierungen und Gestalten oft als schwierig darstellen, ist die Verwendung eines Lastenheft-Generators im Grunde unverzichtbar. Im Ergebnis erhält man ein perfekt strukturiertes Lastenheft, das für Auftraggeber und Auftragnehmer sich als bestmögliche Lösung erweisen wird.